PERSONVERNERKLÆRING FOR TP ADVOKATFIRMA DA

 

TP Advokatfirma DA tilbyr advokattjenester til privatpersoner, næringsliv og offentlige institusjoner. For at vi skal kunne utføre et oppdrag, oppfylle vårt formål eller yte best mulig bistand, er vi avhengig av å benytte flere personopplysninger. Det understrekes at TP Advokatfirma er forpliktet til å beskytte dine opplysninger og at samtlige advokater og advokatfullmektiger er underlagt lovpålagt taushetsplikt. Denne personvernerklæringen beskriver hvordan TP Advokatfirma DA samler inn og bruker bestemte personopplysninger.

 

Vår personvernerklæring inneholder opplysninger du har krav på når det samles inn opplysninger fra nettstedet vårt (personopplysningsloven § 19 og EUs personvernforordning The General Data Protection Regulation («GDPR») artikkel 13) og generell informasjon om hvordan vi behandler personopplysninger (personopplysningsloven § 18, første avsnitt og GDPR artikkel 14).

 

 

1. Behandlingsansvarlig

 

Behandlingsansvarlig for personopplysningene vi behandler er TP Advokatfirma DA ved daglig leder advokat/partner Andreas H. Westlye og advokat/partner Christine B. Orre.

 

Den ansvarlige advokat på en sak er delegert oppgaven som behandlingsansvarlig for personopplysningene TP Advokatfirma behandler, dog slik at ansvaret fortsatt ligger hos daglig leder og advokat Christine B. Orre.

 

For spørsmål du måtte ha om vår behandling av dine personopplysninger kan du kontakte advokat Christine B. Orre på e-post: christine@tpa.no tlf: 51 97 10 00

 

 

2. Innhenting og bruk av personopplysninger

 

Personopplysninger som innhentes/behandles

Hvilken informasjon som innhentes varierer avhengig av sakstype, og vi innhenter kun informasjon som er relevant for den bistand vi skal yte og som på forhånd er avklart med klienten. Foruten direkte personalia og kontaktinformasjon, innhentes eksempelvis finansiell informasjon, informasjon fra offentlige registre, helseopplysninger, straffesaksopplysninger, med mer.

 

Hvordan informasjon innhentes

TP Advokatfirma DA innhenter primært inn informasjon direkte fra klient eller via henvendelse til offentlige institusjoner som eksempelvis politi, folkeregister, skatteetaten og brønnøysundregistrene. Vi mottar også personopplysninger om klienter og tredjeparter igjennom korrespondanse som skjer i aktive saker.

 

Formålet med informasjonen som behandles

Registrerte opplysninger hos oss kan bli brukt som en del av oppdraget for klienten, blant annet overfor retten eller andre aktører innen justissektoren, samt overfor motparter og deres representanter. Opplysninger kan også bli brukt i anledning innhenting av dokumenter eller data fra andre aktører, i den hensikt å ivareta våre klienters interesser eller rettsikkerhet.  Behandlingen av personopplysninger vil da skje enten på grunnlag av interesseavveiing eller på grunnlag av forutgående samtykke.

 

All behandling av personopplysninger skal ha et spesifikt, uttrykkelig angitt formål som er saklig begrunnet i virksomheten, jf. GDPR art. 5 nr. 1 bokstav b.

 

– Etablering av klientforhold og klientadministrasjon

– Sakshåndtering

– Informasjon om motparter og andre tredjeparter

– Fakturering

– Kunnskapsforvaltning (f.eks. gjenbruk av dokumenter i senere saker)

– Markedsføring

– Administrasjon av ansatte

– Sikkerhet

 

Vi benytter også informasjonskapsler (cookies) for å få informasjon om bruk av våre nettsider. Informasjonen brukes kun til statistikk, hvor det ikke er mulig å identifisere deg som enkeltperson.

 

Rettslig grunnlag for behandling av personopplysninger som foretas av TP Advokatfirma DA

TP Advokatfirma DA vil behandle personopplysninger i forbindelse med å oppfylle avtaler med sine privatklienter, og eventuelt andre (se GDPR Artikkel 6 nr. 1 bokstav b). Personopplysninger kan også lagres i forbindelse med å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav jfr. GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f samt lagre opplysninger som er offentliggjort av den registrerte jf. GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav e.

 

TP Advokatfirma DA har også rettslige forpliktelser hvor det vil kunne være nødvendig å behandle personopplysninger, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 punkt c (f. eks: hvitvaskingsloven §§ 4(2) nr. 3, jf. 17 og 18 og). I tilfelle hvor det ikke foreligger grunnlag for behandling som nevnt, vil grunnlag for behandling av personopplysninger basere seg på at behandlingen er nødvendig for formål knyttet til de berettigete interesser som forfølges av TP Advokatfirma DA, dersom ikke de grunnleggende rettighetene til de registrerte går foran, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 punkt f). Dersom det ikke foreligger andre grunnlag, eller det er usikkert om andre grunnlag er tilstrekkelig dekkende for behandlingen, vil behandlingen bli basert på samtykke fra de registrerte, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 punkt a).

 

 

 

3. Utlevering av personopplysninger til andre

 

Vi gir ikke personopplysningene dine videre til andre med mindre det foreligger et lovlig grunnlag for slik utlevering. Eksempler på slikt grunnlag vil typisk være en avtale med deg eller et lovgrunnlag som pålegger oss å gi ut informasjonen.

 

Personopplysninger utlevert etter samtykke fra klient utleveres typisk til motparter, domstoler og offentlige organer. Advokater er imidlertid underlagt lovpålagt taushetsplikt, som kun kan oppheves ved samtykke fra den som har krav på hemmeligholdet. Personopplysninger gitt til advokater vil dermed ikke utleveres til andre uten samtykke fra klient med mindre det foreligger lovfestet utleveringsplikt, eksempelvis i henhold til hvitvaskingsreglene.

 

 

4. Sikkerhet

 

Saksbehandling og arkiv

TP Advokatfirma behandler personopplysninger for å ivareta kundens interesser i forbindelse med utøvelse av advokatvirksomhet. Det registreres ulike typer personopplysninger i arkiv- og saksbehandlingssystemet. Dette er opplysninger som navn, adresse, telefonnummer og annen relevant informasjon som fremgår av henvendelsen.

 

TP Advokatfirma DA har et eget dokumentarkiv ved siden av vårt saksbehandlingsprogram. Det er utarbeidet nødvendige rutiner for bruk av disse. Den ansvarlige advokat på hver sak følger opp at den faktiske saksbehandlingen er i samsvar med saksbehandlingsrutinene.

 

Saksdokumentene kan inneholde sensitive personopplysninger. Det er etablert særlige sikkerhetstiltak og rutiner for all beskyttelsesverdig informasjon i vårt saksarkiv.

 

Databehandlere

TP Advokatfirma DA bruker databehandlere til å samle inn, lagre eller på annen måte behandle personopplysninger på våre vegne. Samarbeidet er regulert av inngåtte databehandleravtaler som ivaretar informasjonssikkerheten i alle ledd av behandlingen. Våre databehandlere utleverer ikke opplysninger til tredjeparter uten lovhjemmel. Opplysningene overføres ikke til tredjestater.

 

Vi benytter oss av følgende databehandlere pr. i dag:

 

• Datalex

Lagring av kundedata, behandling av utgående faktura, samkjøring i saksbehandling. Norsk lokasjon.

• Hjelseth Computers

Leverandør av IT-infrastruktur, herunder drift av applikasjoner, lagring og sikkerhetskopiering av data. Norsk lokasjon.

• Jansson & Larsen Regnskap AS

Regnskaps/lønnstjenester. Behandling av regnskapsdata. Norsk lokasjon.

 

All behandling av personopplysninger som vi foretar skjer innenfor EU/EØS-området.

 

Det understrekes at våre interne og eksterne dataløsninger er gjenstand for adekvate sikkerhetstiltak for å unngå elektroniske angrep. Vi gjennomfører også jevnlig begrensende tiltak ved å slette overflødig informasjon.

 

E-post og telefon

TP Advokatfirma DA benytter e-post og telefon som en del av det daglige arbeidet for å ivareta kundenes interesser. Den ansvarlige advokat på hver sak har det daglige ansvaret for behandlingen av personopplysninger i denne sammenheng. Relevante opplysninger som fremkommer av telefonsamtaler og e-postutveksling som skjer som en del av saksbehandling journalføres. Disse opplysningene behandles i så fall som beskrevet over (se ”Saksbehandling og arkiv).

 

TP Advokatfirma sine medarbeidere benytter i tillegg e-post i alminnelig dialog med interne og eksterne kontakter. Den enkelte advokat/advokatfullmektig/sekretær er ansvarlig for å arkivere relevant e-post i digitale saksmapper tilhørende den enkelte sak, og ellers slette meldinger som ikke lenger er aktuelle. Ved fratreden slettes e-postkontoene, men enkelte relevante e-poster vil normalt bli overført til kollegaer.

 

Dersom en telefonsamtale er knyttet til en enkeltsak, vil det kunne bli skrevet et notat etter samtalen som journalføres. Det gjøres ingen øvrig systematisk registrering av telefonsamtaler hvor innringer kan identifiseres.

 

 

5. Lagringstid

 

Vi lagrer dine personopplysninger hos oss så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for. Dette blant annet at personopplysninger som vi behandler på grunnlag av ditt samtykke slettes, hvis du trekker ditt samtykke. Personopplysninger vi behandler for å oppfylle en avtale med deg slettes når avtalen er oppfylt og alle plikter som følger av avtaleforholdet er oppfylt.

 

Personopplysninger som vi har plikt til å lagre i henhold til lov eller forskrift, vil ikke bli slettet så lenge plikten består.

 

Regnskapsmaterialet som nevnt i bokføringsloven § 13 skal oppbevares i 5 år, eller 3 år og seks måneder etter regnskapsårets slutt, avhengig av hva slags regnskapsmateriale det dreier seg om.

 

Kopier av dokumenter som er benyttet til kundekontroll oppbevares i fem år. Se nærmere i hvitvaskingsloven § 22.

 

Klientarkiv lagres i 10 år (med bakgrunn i foreldelsesloven § 10) for å kunne dokumentere hvordan saken er håndtert dersom det skulle oppstå en tvist med eller mot advokatkontoret.

 

6. Dine rettigheter når vi behandler personopplysninger om deg

 

Alle som spør har rett på grunnleggende informasjon om behandlinger av personopplysninger i en virksomhet etter personopplysningslovens § 18, 1. ledd og GDPR artikkel 13 og 14. TP Advokatfirma DA har gitt denne informasjonen i denne erklæringen, og vil henvise til den ved eventuelle forespørsler.

 

Krav fra den registrerte skal besvares kostnadsfritt og senest innen 30 dager.

 

Retten til innsyn

De som er registrert i en av TP Advokatfirma DA sine systemer har rett på innsyn i egne opplysninger, med unntak av opplysninger som rammes av personopplysningsloven § 13 og opplysninger som advokaten er betrodd eller blitt kjent med i sitt virke jf. straffeloven § 111 og Advokatforskriftens kap 12.

 

Unntak for innsyn følger også dersom «det er påkrevd å hemmeligholde av hensyn til forebygging, etterforskning, avsløring og rettslig forfølgning av straffbare handlinger». I slike tilfeller følger eventuelle rettigheter isteden reglene i straffeprosessloven.

 

Retten til korrigering

Den registrerte har rett til å be om at uriktige, ufullstendige eller opplysninger TP Advokatfirma ikke har adgang til å behandle blir korrigert jf. GDPR artikkel 16.

 

Retten til sletting

Retten til sletting |følger av personopplysningsloven § 17.

 

Retten gjelder kun dersom ikke virksomheten fortsatt har behov for opplysningene til det formålet de behandles for. Tilsvarende gjelder dersom advokatvirksomheten fortsatt trenger personopplysningene for å oppfylle en rettslig forpliktelse eller for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav jf. GDPR art. 17 nr 3. Advokatfirmaets plikt eller behov for å oppbevare personopplysningene går dermed foran den registrerte søkerens ønske om å få opplysningene slettet.

 

En registrert har også rett til å få personopplysninger om seg slettet der hvor opplysningene behandles basert på et samtykke og samtykket trekkes tilbake. Den enkleste måten å gjøre dette på er å kontakte advokat Christine B. Orre på e-post; christine@tpa.no  Vi sletter dine personopplysninger, med mindre advokatvirksomheten fortsatt har behov for opplysningene, typisk fordi opplysningene fortsatt er nødvendige for å oppfylle en avtale med den registrerte klienten, for å oppfylle en rettslig forpliktelse eller for å ivareta en berettiget interesse som veier tyngre enn den registrertes personverninteresse. Vi oppbevarer ikke opplysninger i større utstrekning en hva som anses nødvendig for å ivareta de behov som begrunner en utsatt sletting av opplysningene.

 

 

 

Begrenset behandling m.m.

Du har videre rett til å kreve begrenset behandling, rette innsigelse mot behandlingen og kreve rett til dataportabilitet. Du kan lese mer om innholdet i disse rettighetene på Datatilsynets nettside: www.datatilsynet.no

 

 

7. Klagerett

 

Dersom du mener at TP Advokatfirma DA ikke har overholdt dine rettigheter i henhold til personopplysningsloven og GDPR, har du rett til å klage til den aktuelle tilsynsmyndigheten. Dette gjøres ved å sende klage til Datatilsynet. Du finner informasjon om hvordan du kontakter Datatilsynet på Datatilsynets nettsider: www.datatilsynet.no.

 

 

8. Endringer

 

Hvis det skulle skje endring av våre tjenester eller endringer i regelverket om behandling av personopplysninger, kan det medføre forandring i informasjonen du er gitt her. Hvis vi har dine kontaktopplysninger vil vi gjøre deg oppmerksom på disse forandringene. Ellers vil oppdatert informasjon alltid finnes lett tilgjengelig på vår nettside.

 

 

9. Kontaktinformasjon til TP Advokatfirma DA

 

For spørsmål knyttet til vår personvernerklæring, rutiner for behandling av sensitive opplysninger, databehandleravtaler, krav om innsyn, lagring m.v. kan advokat Christine B. Orre kontaktes direkte på christine@tpa.no